Checkliste: Whistleblowing-System anpassen

Jul 8, 2022 | Whistleblowing

Die Mitgliedstaaten sind nun fleissig daran, die EU-Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937) in nationales Recht umzusetzen. 10 Mitgliedstaaten sind schon am Ziel und viele andere werden vermutlich im Verlauf diesen Jahres folgen. Der deutsche Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz (E-HinSchG) liegt vor und könnte im Herbst 2022 in Kraft treten. Diese gesetzgeberischen Aktivitäten bedeuten für Unternehmen und andere juristische Personen, ein bestehendes Whistleblowing-System nochmal auf den Prüfstand zu bringen und an die neuen Anforderungen anzupassen.

Zwar stehen die Einzelheiten für viele Länder noch aus, aber die EU-Hinweisgeberrichtlinie gibt einen Mindeststandard vor, der in alle Mitgliedstaaten gelten wird. Unternehmen mit 250 und mehr Mitarbeitenden sollten diesen beginnen umzusetzen, da sie parat sein müssen, sobald das nationale Gesetz in Kraft tritt. Das Projekt Whistleblowing sollte nicht mehr auf die lange Bank geschoben werden.

Einfache und verständliche Informationen

Immer wieder höre ich, dass einfache und verständliche Informationen hilfreich sind, denn in der Praxis fehlt es an Zeit, um dicke Bücher und Artikel zu jedem Thema zu studieren.

Deshalb haben wir uns bemüht, eine Checkliste mit einfachen und verständlichen Informationen zu erstellen. Aber ich gebe zu, Checklisten sind unter Juristen sehr unbeliebt und das nicht zu Unrecht. Checklisten lassen einen glauben, dass sie vollständig sind. Deshalb solltest du auch mit dieser besonders kritisch umgehen und immer wieder überlegen, ob in deinem Fall Besonderheiten zu berücksichtigen sind oder in der Checkliste etwas fehlt.

Sie soll dir aber einen ersten Überblick über die erforderlichen Anpassungen und eine Struktur an die Hand geben. Damit sollte der Einstieg in das Projekt leichter fallen.

Um die Checkliste anwenden zu können, ist in einem ersten Schritt ersteinmal zusammen zu tragen, was bisher im Unternehmen existiert. Wie ist das bestehende Whistleblwoing-System organisiert und dokumentiert?

Haben wir nicht schon etwas?

Viele Unternehmen starten nicht bei Null, sondern verfügen schon über interne Meldestellen. Bevor du dich damit beschäftigst, was geändert werden soll, solltest du dir einen Überblick verschaffen, was der Stand der Dinge in den verschiedenen Gesellschaften ist.

Vielleicht habt ihr schon eine Email-Adresse für Compliance-Meldungen oder hing da nicht letztes Jahr ein Plakat zu diesem Thema? War nicht im E-learning zum Verhaltenskodex etwas enthalten?

Ja, das alles muss nochmal auf den Prüfstand, denn die EU-Hinweisgeberrichtlinie bringt viele Änderungen, um den Schutz der Hinweisgeber:innen zu verbessern. Doch wo anfangen und wo aufhören? Es ist tatsächlich viel und kann im Detail kompliziert werden. Daher ist es um so wichtiger, dass du dir zuerst einen Überblick verschaffst. Finde heraus, welche Anlaufstellen und Wege es bereits gibt und was angepasst werden sollte.

Analyse des Statuts quo

So ein Whistleblowing-System umfasst den Melde- und den Fallbearbeitungsprozess. Wie es genau aussieht und was es ist, beschreiben wir in einem vorangegangenen Newsletter ausführlich. Ein Whistleblowing-System ist komplex, weil es durch das gesamte Unternehmen reicht und eine Zusammenarbeit verschiedender Funktionen erfordert.

Bevor du mit den Änderungen startest, ist es vorteilhaft, einen Überblick über das zu gewinnen, was bereits besteht und abzufragen, was ausserdem benötigt wird. Sind mehrere Gesellschaften in verschiedenen Ländern betroffen, könntest du eine Umfrage erstellen (bsp. Forms, Survey Monkey) und die Antworten und Dokumente zusammen tragen. Dann können noch vertiefende Interviews für weitere Abklärungen angeschlossen werden.

Geht es um Whistleblowing, ist danach zu schauen, was an technischen und organisatorischen Vorkehrungen bisher schon existiert. Dann ist zu prüfen, welche rechtlichen Dokumente vorhanden sind und welche kommunikativen Massnahmen bereits getroffen wurden.

Organisatorische und prozessuale Massnahmen

Stellen zusammen, was es organisatorisch oder technisch bereits gibt und in welchen Gesellschaften was vorhanden ist. Das könnten die folgenden Fragen sein:

  • Gibt es eine Anlaufstelle für Compliance-Meldungen?
  • Gibt es bereits Meldekanäle?
  • Welche Art von Meldekanälen existieren?
  • Gibt es neben formellen Kanälen informelle Wege, auf denen Meldungen bisher hineinkamen?
  • Wer bearbeitet eingehende Fälle?
  • Gibt es ein Committee für solche Fragen?
  • Wie wurden interne Untersuchungen bisher abgewickelt?
  • Wo und wie wurden Fallbearbeitungen dokumentiert?
  • Gibt es einen Prozess für Verbesserungsmassnahmen nach dem Abschluss einer internen Untersuchung?
  • Gibt es reguläre und ad hoc Berichte an die Geschäftsleitung?

Rechtliche Dokumente

Einige rechtliche Dokumente, die du zusammen stellen solltest:

Gibt es eine interne Policy/ Weisung/ Richtlinie zum Meldeprozess?

  • Gibt es einen Verhaltenskodex/ Lieferantenkodex, der die Möglichkeit Verstösse zu melden enthält?
  • Sind bestehende Meldekanäle Teil der Arbeitsverträge?
  • Was weiss der Betriebsrat über Meldekanäle?
  • Gibt es datenschutzrechtliche Dokumente, bsp. eine Datenschutzerklärung für die Meldungen?
  • Gibt es Leitlinien für die Fallbearbeitungen?

Kommunikation und Trainings

Vielleicht wurden Meldekanäle schon einmal kommuniziert und trainiert.

  • Gibt es Trainings zu Meldemöglichkeiten?
  • Gibt es Poster, Email, Schulungen und so weiter?
  • War die Möglichkeit zu melden Bestandteil eines Verhaltenskodex-Trainings?

Wenn diese Dokumente zusammen gestellt sind, hast du einen guten Überblick über das bestehende System und dessen Funktionsweise. Nun könntest du mit der Checkliste überprüfen, welche Änderungen notwendig werden.

Überprüfen anhand der Checkliste

Wir haben eine Checkliste zusammengestellt, um die wesentlichen Änderungen im Überblick zu zeigen.

Neben den speziellen Whistleblowing-Themen, sind auch datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Aspekte dabei. Wir werfen auch einen Blick auf die Fallbearbeitung nach Eingang der Meldung und die erforderliche Kommunikation des Whistleblowing-Systems. Schau doch selbst hinein. Hier ist eine kleine Vorschau:

Download

Die Checkliste kannst du hier gratis herunterladen.

Wir planen ein zusätzliches kostenloses Webinar zu diesem Thema und informieren dich, sobald es soweit ist. Wir würden uns freuen, dich dort zu sehen.

Bis dahin wünschen wir dir einen ganz schönen Sommer und erholsame Ferien!

Herzliche Grüsse

Helke

Die Compliance-Risikoanalyse

Die Compliance-Risikoanalyse in 6 Schritten

Endlich eine Meldestelle

Dein Fahrplan zur Meldestelle. Fünf Schritte, um das Hinweisgebersystem in Betrieb nehmen zu können.

Augen und Ohren auf in der Lieferkette

Menschenrechte und Umweltschutz in der Lieferkette sicherstellen Es ist soweit. Deutschland hat...

Feedback für den Whistleblower

Shane Corr, irischer Beamter, arbeitete für das Gesundheitsministerium in Dublin. Außerdem ist er...

Der „böse“ Whistleblower

Ja, diesen scheint es tatsächlich zu geben. Er ist zwar sehr selten anzutreffen, aber die Angst...

Werden Hinweisgebersysteme nach Schrems II aufwendiger?

Am 16. Juli 2020 veröffentlichte der Europäische Gerichtshof sein Urteil «Schrems II» (C-311/18/. In diesem erklärte er den Beschluss der EU-Kommission, das sog. Privacy Shield für unwirksam. Nun ist der bisherige Datenschutzschild, wenn es um die Übertragung von personenbezogenen Daten zwischen der EU und den USA geht, keine Hilfe mehr. Doch was heisst das nun für Unternehmen, die ein Hinweisgebersystem im Konzern betreiben und Meldungen auch aus den USA erhalten? Müssen sie jetzt zwei getrennte Server aufstellen, einen in der EU und einen in den USA?

Workbook

In 5 Schritten zum Hinweisgebersystem

Gratis zum downloaden

Kostenloses Webinar

Endlich eine Meldestelle! In fünf Schritten zum Whistleblowing-System.

Termin buchen

Lassen Sie uns reden und buchen Sie 30 Minuten gratis. Willkommen!