Ist ihr Hinweisgebersystem auf dem neusten Stand?

Haben Sie sich schon Gedanken gemacht? Genügt ihre interne Meldestelle den Anforderungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes? Viele Unternehmen und Organisationen starten nicht von 0, aber sie müssen ihre existierenden Whistleblowing-Systeme auf den neusten Stand bringen. Lesen Sie hier, was an Verbesserungen notwendig wird. Haben Sie es bis ans Ende geschafft, dann finden Sie dort noch eine Infografik für den schnellen Überblick.

Im Herbst 2022 wird voraussichtlich das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft treten. Der Regierungsentwurf liegt nun vor. Organisationen mit 250 und mehr Mitarbeitenden müssen eine interne Meldestelle für Whistleblower im Zeitpunkt des Inkrafttretens des neuen Gesetzes eingerichtet haben. Solche mit 50 bis 249 Mitarbeitenden haben noch bis Ende des Jahres 2023 Zeit.

Die Mehrzahl der Unternehmen betreiben schon heute interne Whistleblowing-Kanäle und sollten nun überprüfen, ob diese dem künftigen Gesetz entsprechen. In diesem Beitrag findest du die Highlights des künftigen Hinweisgeberschutzgesetzes. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier gartis zum downloaden: Checkliste: Whistleblowing-System anpassen–

Warum Whistleblower besser geschützt werden sollen

Dem Gesetzesentwurf (HinSchG-E) geht es darum, die EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) in deutsches Recht umzusetzen. Damit sollen Whistleblower besser geschützt werden. Whistleblower sind Personen, die ein rechtswidriges Verhalten aufdecken. In der Regel versuchen sie erst intern zu melden, und wenden sich an Behörden oder die Medien, wenn dieser Weg aussichtslos erscheint.

Warum diese Personen mehr Schutz benötigen? Die Zeitungen sind voll davon, wie beispielsweise der mutige Pav Gill, der den Wirecard-Skandal aufdeckte. Als Senior Legal Counsel war er für Wirecard von Singapur aus im Raum Asien-Pacific tätig, als er anfing einzelne Personen wegen Betrug zu verdächtigen. Er wandte sich an den Rechtsdienst der Muttergesellschaft in München. Dieser veranlasste eine interne Untersuchung gegen den Leiter der „Internationalen Finanzen“. Die Untersuchung erfolgte durch eine externe Kanzlei, um die Unabhängigkeit zu gewährleisten. Sie vereinbarten Verschwiegenheit, doch irgendwie sickerte das „Projekt Phoenix“ durch und die Leitung der Untersuchung wurde von Marsalek, damals Chief Operating Officer selbst übernommen. Das war der Moment als es für den Whistleblower lebensbedrohlich wurde. Er wurde verfolgt, bedroht und verlor schliesslich seinen Job.

Wer tätig werden muss

Der Anwendungsbereich des HinSchG-E ist weit. Verpflichtet sind juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors mit 50 und mehr Mitarbeitenden. Unternehmen im Finanzdienstleistungsbereich müssen sogar unabhängig von der Beschäftigtenzahl, interne Meldestellen einrichten. Zu den Mitarbeitenden zählen Teilzeitbeschäftigte, befristet Beschäftigte und Personen, die über ein Leiharbeitsunternehmen tätig sind.

Zu diesem Kreis der Verpflichteten gehören also auch Anstalten, bsp. Hochschulen und Landesrundfunkanstalten, öffentlich-rechtliche Stiftungen, die Kirche mit ihren Kirchengemeinden und sonst rechtsfähige Personenvereinigungen.

Für Gemeinden und Gemeindeverbände ist das jeweilige Landesrecht massgebend. In diesen Gesetzen können Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 10‘000 Einwohnern von der Pflicht eine Meldestelle einzurichten ausgenommen werden.

Für Schweizer Unternehmen wird das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz dann bedeutsam, wenn sie Tochtergesellschaften mit mehr als 50 Mitarbeitenden in Deutschland haben oder in der Finanzbranche tätig sind. 

überraschen.

Das Whistleblowing-Projekt

Wie eine Meldestelle aufzubauen oder anzupassen ist, habe ich in einem vergangenen Newsletter schon beschrieben. Es ist ein interdisziplinäres Projekt, für das ich fünf Schritte empfehle. Ich nenne das die „High-Five-Methode“: Diese Projektbeschreibung zeigt ihnen, welche Prozesse im Unternehmen vorhanden sein müssen, um das Whistleblowing-System erfolgreich zum Laufen zu bringen.

Jemand muss verantwortlich sein

Für die interne Meldestelle müssen Verantwortlichkeiten bestimmt werden. Das kann eine einzelne interne Person sein, eine Arbeitseinheit mit mehreren Personen oder ein Dritter als Ombudsperson oder bei einer anderen Konzerngesellschaft. Private juristische Personen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden können eine gemeinsame Meldestelle betreiben.

Wird eine Person damit betraut, die interne Meldestelle zu betreuen, muss sie bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Das bedeutet, ihr dürfen keine Weisungen bei dieser Arbeit erteilt werden. Ausserdem muss sie über die notwendige Fachkunde verfügen. Deshalb sind Schulungen so wichtig.

Welche Verstösse gemeldet werden dürfen

Das HinSchG-E listet Kategorien an Gesetzesverstössen auf, die der Whistleblower melden darf. Geht es in dem gemeldeten Sachverhalt um eine der aufgelisteten Kategorien, wird er geschützt. Dieser Katalog ist sehr lang und erfasst viele Verstösse gegen die verschiedensten nationalen Gesetze oder auch EU-Normen. Um hier nur einige wichtige Bereiche zu nennen:

• Strafbewehrte Gesetze
• Bussgeldbewehrte Gesetze, die dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit dienen oder die Recht von Beschäftigten oder ihren Vetretungsorganen dienen
• Gesetze zur Bekämpfung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung
• Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität
•  Vorgaben zur Sicherheit im Straßenverkehr
• Vorgaben zur Eisenbahnsicherheit, Sicherheit im Seeverkehr und Luftverkehrssicherheit
• Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter
• Vorgaben zum Umweltschutz
• Vorgaben zur erneuerbaren Energie und Energieeffizienz
• Vorgaben zur Lebensmittel- und Futtersicherheit
• Qualitäts- und Sicherheitsstandards
• Regelungen der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes
• Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation
• Datenschutz
• Sicherheit der Informationstechnik
• Buchführungsnormen
• Aktionärsrechte
• Normen des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetzes
• Wettbewerbsrecht

Die Liste ist noch länger und schon diese Aufzählung macht deutlich, wie unübersichtlich das Ganze ist. Stellen sie sich vor, der Whistleblower öffnet ein Dropdown-Menü von dieser Länge und jeder Begriff klingt wie ein Fremdwort. In einer Situation, in der er ohnehin verunsichert ist und nicht weiss, ob er das Richtige tut, wirkt das abschreckend. Hinzu kommt, dass er seinen Fall nicht so einfach einer Kategorie zuordnen kann, denn dafür braucht es ein Studium. Für den Laien sind diese juristischen Beschreibungen nicht unbedingt selbsterklärend. Auch für die Organisation ist eine solche Kleinteiligkeit nicht sinnvoll, denn diese möchte möglichst viel erfahren. Wenn etwas reinkommt, das relevant ist, aber keine Kategorie erfüllt, wird sie dem Problem dennoch nachgehen und es verbessern wollen.

Deshalb sollte die Liste eher als Beispiele gesehen werden, die illustrieren, worum es beim Whistleblowing geht. Die interne Whistleblowing-Richtlinie sollte beispielhaft Kategorien nennen, aber nicht abschliessend aufzählen. Alle Kategorien können durch eine weite Formulierung erfasst sein. Verstösse gegen interne Regeln, wie beispielsweise ein Verhaltens- oder Lieferanten-Kodex und Themen wie sexual harrasment, Diskriminierung und Mobbing sollten ebenfalls gemeldet werden können.

Ausführlicher dazu auch in unserer Checkliste: Whistleblowing-System anpassen

Von der falschen Verdächtigung bis zur missbräuchlichen Meldung

Falsche Verdächtigungen sind immer wieder Thema, auch wenn die Missbrauchsfälle statistisch unter 10% liegen und ihre Zahl unabhängig davon ist, ob es die Möglichkeit anonym zu melden gibt oder nicht (www.integrityline.com/de-ch/knowhow/white-paper/whistleblowing-report/; Martin Walter/ Christin Schacht in: Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme, 2021, S. 8 ff.). Anonymität öffnet Missbrauch nicht die Türen. Dennoch sollte dieses Thema in der internen Whistleblower-Richtlinie adressiert werden. Die Meldenden müssen im Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme gehabt haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Die Meldenden müssen sich bei der Meldung nicht 100% sicher sein und sollen auch keine eigenen Nachforschungen anstellen. Eine gewisse Sorgfalt müssen sie aber an den Tag legen und dürfen nicht ins Blaue hinein melden. Was einfach zu überprüfen ist, sollten sie nochmal anschauen, entschied der Europäische Gerichtshof für Menschenrecht im Fall Gawlik im Jahr 2021.

Ist die Meldung tatsächlich missbräuchlich, werden Hinweisgebende nicht geschützt und sind eventuell sogar zum Ersatz des Schadens verpflichtet.

Disclaimer und kein Maulkorb

Ein Whistleblower hat die freie Wahl, ob er intern oder extern melden möchte. Die interne Whistleblowing-Richtlinie kann Whistleblowern zwar empfehlen, vorrangig die internen Kanäle zu nutzen, mehr Druck ist aber nicht erlaubt.

Als zentrale externe Meldestelle (One-stop-shop) ist das Bundesamt für Justiz vorgesehen. Hinweisgeber sollen sich nicht mit Zuständigkeitsfragen auseinandersetzen müssen. Nur für das Wettbewerbsrecht ist das Bundeskartellamt zuständig.

Eine Verschwiegenheitsvereinbarung mit dem Whistleblower, dass er sich verpflichtet, nicht extern zu melden, ist ebenfalls unzulässig. Ein solcher „Maulkorb“ ist nicht erlaubt.

Ausserdem muss das Unternehmen ihre Beschäftigten darüber informieren, welche externen Meldestellen kontaktiert werden könnten. Diese Information muss in klarer und leicht verständlicher Weise zur Verfügung stehen, wie ein Disclaimer.

Die Meldekanäle

Die Organisation muss ihren eigenen Mitarbeitenden wenigstens einen Meldekanal zur Verfügung stellen. Es empfiehlt sich, diesen Meldekanal auch für weitere Meldeberechtigte, beispielsweise Geschäftspartner und Lieferanten zu öffnen.

Wichtig ist, dass Meldungen mündlich per Telefon oder per Sprachnachricht abgegeben werden können. Wenn es die meldende Person wünscht, muss ein physisches Treffen innerhalb einer angemessenen Zeit möglich sein.

Im gesamten Melde- und Fallbearbeitungsprozess, sind die Identitäten der meldenden, der betroffenen und anderer genannter Personen vertraulich behandelt werden. Nur diejenigen Personen, die zwingend informiert werden müssen, sollen soviel wie nötig erfahren (Need-to-know). Deshalb müssen auch die Meldekanäle sicherstellen, dass nur die jeweils verantwortliche Personen an die für sie notwendigen Informationen kommen.

In der Regel werden drei verschiedene Empfangsmöglichkeiten kombiniert. Oft sind das eine interne Ansprechperson, eine E-Mail Adresse, eine Ombudsperson und eine webbasierte Lösung. Das Gesetz macht hier keine Vorgaben. Unternehmen sind also nicht verpflichtet, eine webbasierte Lösung einzuführen oder anonyme Meldungen zu ermöglichen.

Eine Softwarelösung ist sehr zu empfehlen, denn sie kostet heute nicht mehr viel und erleichtert einem das Leben. In Zeiten der Digitalisierung sollte auch Compliance nicht mehr mit Exceltabellen hantieren. Eine solche Software vereinfacht die Kommunikation mit dem Whistleblower, die Dokumentation, die Fallbearbeitung und die Auswertungen erheblich.

Dasselbe gilt für anonyme Meldungen. Es sind Vorurteile, das anonym Meldende feige sind oder dass das System geflutet wird, wenn man anonyme Meldungen zulässt. Die Hemmschwelle, etwas zu melden, ist so gross, dass Organisationen die wirklich eine Spaek Up Kultur fördern wollen, es den Meldenden so einfach wie möglich machen sollte. Viele anonym Meldende geben ihren Namen im Verlauf des Verfahrens an, wenn sie einmal Vertrauen gefasst haben. Die Ängste vor eine Meldung und vor Repressalien sind so gross, dass die Mehrheit der Menschen lieber wegschaut, als sich mit dem Problem auseinander zu setzen.

Die Personalumfrage wird doch auch anonym durchgeführt, weil sich sonst niemand trauen würde, die Wahrheit zu sagen. Warum sollte es beim Thema Whistleblowing anders sein.

Zentrale Meldesysteme im Konzern

Deutschland gestattet Organisationen tatsächlich innerhalb eines Konzerns ein zentrales System bereit zu halten. Für viele Unternehmen bringt das eine grosse Erleichterung. Der Whistleblower soll die Meldung in seiner Sprache absenden können und die zentralen Kanäle dürfen keine zusätzlichen Hindernisse darstellen. Dann sind sie aber erlaubt. 

Wenn die Meldung eingegangen ist

Die zuständige Person bestätigt den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen. Sie muss die Stichhaltigkeit überprüfen, mit dem Whistleblower Kontakt halten und gegebenenfalls nochmals nachfragen. Dann sind die notwendigen Folgemassnahmen einzuleiten und dem Whistleblower ist spätestens nach drei Monaten Rückmeldung zu geben. Der Inhalt dieser Rückmeldung darf den Untersuchungszweck nicht gefährden.

Heiss diskutiert wurden die anonymen Meldungen. Gehen solche ein, „sollte“ das Unternehmen diesen nachgehen, ohne die vorrangige Behandlung nicht anonymer Meldungen zu gefährden. Hier stellen sich viele Fragen zum Sinn und Unsinn dieser Regelung. Den Unternehmen ist dringen anzuraten, auch anonyme Meldungen zu bearbeiten.

Whistleblower und deren Unterstützer nicht benachteiligen

Das zentrale Anliegen ist der Schutz der Whistleblower. In die interne Whistleblower-Richtlinie muss in jedem Fall, dass jegliche Arten von Benachteiligungen wegen der Meldung untersagt sind. Diese Nachteile können sehr vielfältig sein und fangen schon damit an, dass Meldende nicht mehr zur Weihnachtsfeier eingeladen werden. Dieser Schutz gilt auch gegenüber Personen, die Hinweisgeber unterstützt haben.

Da diese Benachteiligungen von vorgesetzten Person, Kollegen usw. ausgehen können, sind viele Personen im Unternehmen zu schulen. Es ist deutlich zu machen, dass Meldungen etwas Positives sind und niemand dafür benachteiligt werden darf.

Wichtig ist auch, dass wenn der Meldende entlassen werden oder eine Beförderung nicht erhalten soll, all die Gründe gut dokumentiert werden müssen. Es gilt eine Beweislastumkehr. Macht der Meldende geltend, dass er benachteiligt wurde, wird vermutet, dass diese Benachteiligung wegen der Meldung erfolgte. Das Unternehmen muss dann beweisen können, dass die Meldung nicht der Grund für die Benachteiligung war.

Verstösse gegen das Gesetz

Verstösse gegen das Gesetz können ein ussgeld oder Schadenersatzansprüche zur Folge haben. 

Und nochmal im Überblick

Hier gibt es nochmal einen Überblick zum downloaden. Viel Spass damit!

ABSTAND

Herzliche Grüsse

Helke